Die E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen. So schreibt es die EU-Richtlinie 2014/55/EU vor. 

Da häufig nicht alle Details einer Rechnung als strukturierter Datensatz vorliegen, sind auch sogenannte Hybridformate zugelassen, wie z.B. das ZUGFeRD-Format. Diese Formate bestehen aus einer E-Rechnung plus Bilddatei. Reine, strukturierte Formate sind die bekannten Standards XML und EDI. Im Falle der öffentlichen Verwaltung kommt nun die sogenannte XRechnung hinzu. Um diese Formate lesen zu können, ist ein spezieller Viewer erforderlich. 

Was viele beim Thema E-Rechnung missverstehen: Eine reine Bilddatei ohne strukturierte Daten – zum Beispiel ein PDF oder eine eingescannte Papierrechnung, die dann per E-Mail verschickt wird, ist keine elektronische Rechnung. 

Aus Sicht der Finanzverwaltung entsprechen sowohl XRechnungen als auch Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Format grundsätzlich dem geforderten europäischen Format einer E-Rechnung. 

XRechnung	ZUGFeRD
Hierbei handelt es sich um einen strukturierten XML-Datensatz der maschinell ausgelesen werden kann.Aber: hier gibt es keinerlei Möglichkeiten für ein Firmendesign. Corporate Design, grafische Elemente oder eine individuelle Schriftart können nicht verwendet werden.	Da XRechnungen für Menschen schlecht lesbar sind, wurde das Format ZUGFeRD entwickelt.Dieses Format ist eine PDF-Datei, in welche „unsichtbar” eine XML-Datei integriert ist. Somit ist die Rechnung sowohl für Mensch als auch Maschine lesbar und kann an das Firmendesign angepasst werden.

ZUGFeRD und XRechnung sind zwei unterschiedliche Standards für die elektronische Rechnungslegung, die sich in einigen Punkten wesentlich unterscheiden:

• Struktur und Format: ZUGFeRD kombiniert ein PDF-Dokument mit eingebetteten strukturierten Daten im XML-Format. Dadurch ist sichergestellt, dass sowohl die maschinenlesbare Struktur als auch die vom Menschen lesbare Rechnung in einem Dokument vereint sind. Die XRechnung basiert hingegen ausschließlich auf strukturierten Daten im XML-Format.
• Einsatzbereich: ZUGFeRD wird von Unternehmen oftmals als Mittelweg zwischen Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen eingesetzt. Dadurch können sie weiterhin PDF-Rechnungen erstellen und nutzen, während die maschinenlesbaren Daten dennoch vorhanden sind. Die XRechnung nutzt hingegen nur das XML-Format und wurde speziell für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber entwickelt. Die Übermittlung erfolgt dabei über die zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE).

Welches der beiden Formate der E‑Rechnung Sie nutzen, bleibt Ihnen überlassen. Beide erfüllen die Anforderungen der EU Norm EN 16931 und des E‑Rechnungsgesetzes. ZUGFeRD wird jedoch oft als komfortabler angesehen, da jeder (Mensch und Maschine) diese Rechnungen lesen und verarbeiten kann.

Generell gilt die E-Rechnungs­pflicht für den Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025, für den Versand gelten Übergangsregelungen vom 01.01.2025 bis 31.12.2027.

01.01.2025–31.12.2026
Ab dem 01.01.2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung und jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. Papierrechnungen können jedoch weiterhin versendet werden. Andere elektronische Formate (PDF etc.) dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers versendet werden.

01.01.2027–31.12.2027
Ab dem 01.01.2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im Bereich Business-to-Business (B2B) verpflichtet, nur noch elektronische Rechnungen zu versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen bis zum 31.12.2027 noch Papierrechnungen versenden oder – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – ein anderes elektronisches Rechnungsformat verwenden. Diese sogenannten „sonstigen Rechnungen“ entsprechen nicht der EN 16931 (z. B. PDF etc.). Bis 31.12.2027 sind auch EDI-Verfahren zulässig.

01.01.2028
Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich elektronische Rechnungen versenden.

Viele Länder bieten umfassende Informationen und Leitfäden zur E-Rechnung auf ihren offiziellen Webseiten an. In Deutschland finden Sie beispielsweise auf der Webseite des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) hilfreiche Ressourcen.

Link zur Webiste: e-rechnung-bund.de

Eine Leitweg-ID ist eine eindeutige Zeichenkette, die zur Identifizierung und Adressierung von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland bei der Übertragung elektronischer Rechnungen verwendet wird. Sie ist vergleichbar mit einer IBAN oder einem Postfach und stellt sicher, dass die Rechnung den richtigen Empfänger erreicht.

Die Leitweg-ID ist verpflichtend auf jeder elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber der Bundesverwaltung anzugeben. Dies hilft, die elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung durch zentrale Rechnungseingangsplattformen zu ermöglichen.

Um zu überprüfen, ob eine PDF-Datei eine .xml-Anlage enthält, öffnen Sie die Datei mit dem Acrobat Reader. Klicken Sie dann auf das Büroklammer-Symbol auf der rechten Seite. Dort können Sie sehen, ob eine .xml-Datei angehängt ist.

Nein, als Rechnungsempfänger benötigen Sie keine eigene Leitweg-ID. Die Leitweg-ID wird vom öffentlichen Auftraggeber bereitgestellt und dient dazu, den Rechnungsempfänger eindeutig zu identifizieren und die E-Rechnung korrekt zu adressieren.

Nein, wenn Sie nur Privatkunden haben, sind Sie nicht verpflichtet, E-Rechnungen zu erstellen. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt ab dem 1. Januar 2025 nur für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) innerhalb Deutschlands. Rechnungen an Privatkunden (B2C) fallen nicht unter diese Regelung.

Sie können bei Privatkunden wie gewohnt Rechnungen ausdrucken oder per E-Mail als ZUGFeRD PDF versenden. Die ZUGFeRD PDF kann ganz normal wie eine PDF behandelt werden.

baufaktura unterstützt ab der Version 14.2.5 die aktuellen Formate ZUGFerD 2.2 und XRechnung 3.0.

Um elektronische Rechnungen zu erzeugen, sind gewisse Grundvoraussetzungen erforderlich. 

Unter Einstellungen –> allgemeine Softwareeinstellungen –>Absenderdaten müssen alle Felder mit einem * ausgefüllt werden.

Bitte achten Sie darauf, dass die UStId-Nummer ausgefüllt und ausgewählt wird.

Sollten Sie keine UStId haben müssen Sie diese beantragen.

Ja, Sie benötigen Ihren Rechnungskopf im baufaktura, da dieser für E-Rechnungen im ZUGFeRD Format benötigt wird.

Gerne können Sie unseren Formularservice buchen. Über diesen werden wir Ihren Briefbogen nach Ihrer Vorlage (Datei) in das Programm einarbeiten. Den Formularservice können Sie hier im Onlineshop erwerben.

Dies ist nicht möglich, da baufaktura keine Buchhaltungssoftware ist. 

Hier gehen Sie bitte auf Ihren Steuerberater zu. 

Um eine Rechnung als E-Rechnung auszugeben ist es erforderlich im Reiter „Drucken/Faxen/EMail“ unter „Ausgabe als E-Rechnung“ einen Haken bei E-Rechnung (ZUGFeRD 2.2 / XRechnung 3.0) zu setzen.

Im Anschluss haben Sie zwei  Möglichkeiten. Entweder Sie versenden eine E-Mail (hier wird eine  ZUGFeRD PDF versendet) oder Sie gehen auf PDF, wählen einen Speicherort aus. Nun werden Ihnen beide zur Verfügung stehenden Datenformate angezeigt (ZUGFeRD und xRechnung), die Sie dann zur Weiterverarbeitung nutzen können (z.B. in ein Portal hochladen).

Nachfolgend öffnet sich ein Fenster, indem Sie Rechnungsbegleitende Angaben machen können.

Wenn Sie keine Leitweg-ID haben, können Sie in dieses Feld auch einen Punkt setzen. (Dies gilt nur bei B2B Rechnungen)

Unten im Fenster haben Sie auch die Möglichkeit Dokumente und Bilder in die E-Rechnung einzubinden.

Um eine Rechnung als E-Rechnung auszugeben, gehen Sie im Reiter „Drucken/Faxen/E-Mail“ auf “E-Rechnung erstellen”. Hier können Sie auswählen, ob Sie eine E-Rechnung für ein Rechnungs-Portal erstellen möchten, oder wenn sie nichts auswählen, wird eine „normale“ eRechnung für B2B erzeugt.

Darunter haben Sie die Möglichkeit die Zusatzinformationen zur Rechnung einzugeben. Hier ist es wichtig, alle Informationen, die Sie vom Auftraggeber erhalten haben, vollständig und korrekt einzutragen. Besonders bei Behörden ist die Angabe der Leitweg-ID (eine eindeutige Identifikationsnummer für den elektronischen Rechnungsversand) und des E-Mail-Empfängers zwingend erforderlich.

Rechts davon können Sie optional Rechnungsbegleitende Dokumente (z.B. Aufmaße oder Rapporte) hinzufügen.

Anschließend wählen Sie das gewünschte Format der E-Rechnung aus. Das Format X-Rechnung muss gewählt werden, wenn die Rechnung an ein Rechnungs-Portal übergeben wird. Es wird dann vom Programm eine XML-Datei erstellt.

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein universelles Format das aus einer lesbaren PDF-Datei besteht, die aber zusätzlich die XML-Daten enthält, die dann automatisiert gelesen werden können.

Um die E-Rechnung zu versenden, haben Sie zwei Möglichkeiten. Entweder Sie versenden die Datei per E-Mail direkt aus baufaktura oder Sie gehen auf “Datei erstellen” und wählen einen Speicherort aus.

Unter “E-Rechnung erstellen” im Reiter „Drucken/Faxen/EMail“ haben Sie die Möglichkeit unter “zusätzliche rechnungsbegründende Unterlagen”
Dokumente (z.B. Aufmaße oder Rapporte) und Bilder in die E-Rechnung einzubinden.